Treinta años atrás había menos de una docena de libros importantes sobre "administración de tiempo". Actualmente, existen más de mil, a los que se suman millones de artículos y una amplia variedad de productos como agendas, planificadores, programas de ordenador y otras herramientas de administración. Esto refleja una especie de estampida, en la que la creciente presión de la cultura crea en forma vertiginosa una gran variedad de productos y servicios relacionados con la administración del tiempo.
 
A través de un trabajo investigativo se han podido identificar ocho enfoques básicos de la administración del tiempo, que van desde los más tradicionales, orientados hacia la "eficiencia" (Organícese!, Sea un Guerrero!, o el enfoque de la priorización ABC), hasta algunos más modernos que desplazan los paradigmas tradicionales. Estos incluyen, en especial, el enfoque "Dejarse llevar por la corriente"…del lejano Oriente, que nos induce a conectarnos con los ritmos naturales de la vida, con esos momentos "atemporales" cuando el tic tac del reloj sencillamente se desvanece en el goce del momento. Asimismo, incluyen el enfoque del "Restablecimiento", el cual señala que los factores que hacen perder el tiempo, como la postergación y la delegación inefectiva, suelen derivar de una profunda programación psicológica y que las personas "deseosas de agradar", con frecuencia asumen compromisos y trabajan en exceso por temor al rechazo y al bochorno.
 
Para resumir estos enfoques, presentamos a continuación tres "niveles de la administración del tiempo", con los que la mayoría de las personas se relaciona. Le invitamos a leerlos detenidamente para determinar con cuál de ellos usted se identifica. La realización de este ejercicio, le ayudará a cambiar su paradigma respecto a la "administración de su tiempo". A propósito… un consejo: cuando lea documentación, adquiera una herramienta, o se capacite con el objetivo de administrar mejor su tiempo, asegúrese de informarse bien en qué nivel se apoya el recurso elegido.
 
Primer nivel: LISTAR
 
Este primer nivel se basa en "recordatorios". Consiste en "dejarse llevar por la corriente", pero sin perder de vista lo que se desea hacer con su propio tiempo: escribir un informe, asistir a una reunión, reparar el automóvil, ordenar el garaje, etc… Este nivel se caracteriza por la redacción de simples notas y listas de tareas.
 
Si usted se encuentra dentro de este nivel, llevará consigo estas listas y recurrirá a ellas para no olvidar hacer tal o cual cosa. Si todo marcha bien, al finalizar el día habrá realizado mucho de lo planeado y lo podrá borrar de la lista. Aquello que no hizo, lo transferirá a la lista del día siguiente.
 
Segundo Nivel: PLANIFICAR
 
El segundo nivel se basa en "planificar y preparar". Se caracteriza por el empleo de calendarios y agendas. Se orienta a la eficiencia, la responsabilidad personal, los logros al fijar metas, la planificación por adelantado y la programación de futuras actividades y acontecimientos.
 
Si usted se encuentra en este nivel, concertará entrevistas, pondrá por escrito compromisos, identificará las fechas límite, anotará los lugares donde se celebran las reuniones, etc…
 
Tercer Nivel: PRIORIZAR
 
El tercer nivel supone el planeamiento, la priorización y el control. Si usted administra su tiempo desde este nivel, con seguridad habrá dedicado cierto tiempo a la clarificación de sus valores y prioridades. Se habrá preguntado: "¿Qué deseo?" Habrá establecido metas a largo, mediano y corto plazo para obtener estos anhelos. Habrá clasificado sus actividades por orden de prioridad sobre una base diaria. Este nivel se instrumentaliza a través de una amplia variedad de planificadores y organizadores (ya sean electrónicos o en papel) con detalladas formas de planificación diaria.
 
En cierta forma, estos tres niveles de administración del tiempo aportan algunas soluciones para el incremento de la efectividad personal. La eficiencia, la planificación, la priorización, la clarificación de valores y la fijación de metas constituyeron un importante y positivo aporte a la búsqueda de la efectividad en la vida del hombre.
 
No obstante, en la mayoría de la gente persiste disconformidad respecto al manejo del tiempo. Básicamente, existe una brecha entre lo que las personas hacen con su tiempo y lo que piensan que deberían hacer. Entonces, se escucha el comentario general: "Hacemos más cosas en menos tiempo pero… ¿dónde están las valiosas relaciones, la paz interna, el equilibrio, la seguridad de hacer las cosas más importantes, en la forma correcta?"
 
Resulta conveniente reflexionar sobre las virtudes y flaquezas de cada nivel, y observar en forma específica la ayuda que aportan… además de las razones por las que no logran satisfacer las necesidades más profundas del ser humano.
 
Una cosa es cierta: si seguimos haciendo lo que hacemos, seguiremos obteniendo más de lo mismo. Una de las definiciones de la demencia es "hacer siempre lo mismo y esperar que los resultados varíen". Si "administrar mejor el tiempo" fuera la solución, sin duda la gran cantidad de ideas, herramientas y conceptos disponibles ya se habrían traducido en importantes resultados. Sin embargo, advertimos que la calidad de vida preocupa por igual a quienes han recibido enseñanzas sobre administración de tiempo y a quienes no las han recibido.
 
La "administración de tiempo", en especial el "tercer nivel", suena atractivo. Brinda la promesa de logro, una sensación de esperanza. No obstante, no la cumple. Para muchos, el enfoque culminante del tercer nivel es rígido, estructurado y artificial. Resulta difícil mantener la intensidad. Lo primero que muchos hacen, al salir de vacaciones, ¡es dejar sus agendas (el símbolo del tercer nivel) en casa!
 
Es evidente la necesidad de un cuarto nivel, que tenga todas las ventajas de los tres primeros niveles pero que carezca de sus desventajas… y que vaya aún más allá. Para ello se requiere un paradigma y un enfoque que no se distingan por su eficiencia, su productividad, o su alto grado de resultados a obtener, sino por su calidad.
 
Más que una evolución, necesitamos una revolución. Es preciso pasar de la "administración del tiempo" al "liderazgo de la vida". Pasar a un cuarto nivel, que nos ofrezca resultados en nuestra calidad de vida.
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